一、在线填写申请表，上传邀请函、备案表
进入“浙江大学校务服务网（http://xwfw.zju.edu.cn）—>教职工出国（境）任务审批”，点击“我要申请”，在线填写申请表，上传邀请函、《备案表》（下载系统内模板，填好后直接上传即可），提交后等候外事处等部门初审（5个工作日时间）。审核结果将由系统通过短信与邮件通知。
二、打印申请表及备案表至所在单位审批
初审通过后，重新登录系统，进入“网上办事”->“我的待办”，点击“XXX_教职工因公临时出国（境）申请”，打开申请流程，点击屏幕左上方的“打印并提交”按钮。打印《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》（以下简称《申请表》）及《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》（以下简称《备案表》），至所在单位签字盖章并填上日期。《申请表》上单位行政负责人与党委负责人意见需分别由两位不同的领导签字，在职博士后的《申请表》还需到学校博士后办公室盖章。
注：《备案表》须详实填写，包括出访人员的工作单位和职务（职称）、家庭成员情况、出访任务等信息，并加盖出访人员所在单位的党委章。《备案表》与《申请表》上填写的出访日期和停留天数需保持一致。
三、递交材料至办事大厅外事处窗口，办理任务批件
1.《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》一份（正反面打印，递交前复印留底）；(注：需额外复印一份交至蒙民伟楼304-1，国际事务办公室留存）
2.《备案表》1份（须盖单位党委章，校级领导表上暂不需签字盖章）；
3. 邀请函复印件2份，如赴日本，需提交日方提供的“招聘理由书、滞在预定表”等2份；
4. 如出访费用由外单位支付，请附经费资助证明；
5. 身份证复印件（正反两面，并附上父母亲及配偶姓名）；
6. 如前往国是获永久居留权国家，提供永久居留证复印件。
7. 小二寸证件照一张（若新办因公港澳通行证，则需白底照片二张）；
8. 赴香港一个月以上时间、赴港工作或由邀请单位支付酬金的人员，需递交由邀请方提供的《输入内地人才计划》表及赴港工作同意书；
9. 若浙大夫妻二人同团出访，需提供由双方所在（院级）单位盖章确认的夫妻同团出访说明；
10. 若出访任务为“访问考察”，则须递交一份关于出访目的、必要性、行程等信息的说明材料，由出访人员所在单位盖章。
注：中层及以上干部的申请材料，由外事处先报送校领导审批。获校领导批准后再来办理任务批件等出访手续。
四、赴省外办办理因公证照及签证手续
1. 浙江省对外交流服务中心浙大办事处：
紫金港校区纳米楼办事大厅122室，电话：88206183, 88206359
2. 浙江省外事办证中心（对外交流服务中心）：石函路1号（北山路和保俶路路口）电话：87054901
教职工必须持因公证照办理因公出国（境）手续。无论是否已有因公证照，均需办理因公证照及出访审核手续（5个工作日）。审核通过后，再向省外事办证中心递交出国签证材料。
各国因公签证要求和所需材料清单可登录浙江签证网查询（www.zjvisa.com）。如签证需要派遣证明，可至外事处网站下载（http://www.ir.zju.edu.cn/）。
五、回国手续
教职工回国后7日内须将因公护照/通行证及时上交至办事大厅外事处窗口由外事处统一保管。上交因公护照（因公往来港澳通行证）之前，务必请事先留存因公证照（含首页、签证/签注页、出入境记录页）复印件，以备学校财务报销使用。签证费、境外保险费发票、《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》须由外事处窗口审核盖章。
外事处咨询电话：
88981261（王老师、张老师）
88981875（罗老师）
