第一步：在线申请，等候审核
1. 进入浙江大学校务服务网（http://xwfw.zju.edu.cn），登陆统一身份认证，点击“对外交流”找到 “Z1266在华举办国际（双边）会议申报及总结”， 办理会议预报、会议申报、会议变更和会议总结等相关事务。
1. 会议预报（按需）
要求：每年9-10月预报下一年度重大国际会议，经审核列入年度计划后方可申报。一般性会议无需预报。关于重大会议和一般性会议的定义，详见《浙江大学申报国际（双边）会议的报批程序及相关规定》。
如需预报：
1) 申请人填写会议信息并提交；
2) 所在单位会议专办员初审并流转党政负责人审核；
3) 国合处审核；
4) 国合处通过教育部会议报批平台报教育部审核；
5) 国合处浙大服务平台反馈。
2. 会议申报（必须）
（1）经预报并通过教育部审核的重大国际会议需至少在会前4个半月申报；
（2）一般性国际会议需至少在会前4个月申报。
1) 申请人填写会议信息并提交；
2) 所在单位会议专办员初审并流转党政负责人审核；
3) 学校相关部门审核；4) 国合处审核；
5) 学校审批；
6) 国合处通过教育部会议报批平台向教育部报批或报备；
7) 国合处浙大服务平台反馈。
3. 会议变更（按需）
（注：获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前20天提交变更申请。如获批会议因故取消举办，须及时提交取消举办的说明）
1) 申请人填写变更信息并提交申请；
2) 所在单位会议专办员初审并流转党政负责人审核；
3) 国合处审核；
4) 国合处通过教育部会议报批平台提交教育部审核；
5) 国合处浙大服务平台反馈。
4. 会议总结（必须）
1) 申请人须至少在会后1个半月内提交总结材料或会议取消说明；
2) 所在单位会议专办员初审并流转党政负责人审核；
3) 国合处审核；
4) 国合处通过教育部会议报批平台报教育部审核；
5) 国合处浙大服务平台反馈。
与境外非政府组织开展国际会议除需进行以上申报外，还需按浙江大学与境外非政府组织开展交流合作活动办事流程向国际合作与交流处申报审批，依法在开展临时活动十五日前向所在地省级公安机关备案。
各单位与未在境内设立代表机构的境外非政府组织开展交流合作活动的，属于临时活动。未经备案开展临时活动属于违法行为，相关责任主体将依法承担相应的法律责任。
具体咨询学院国际合作与交流处林老师：56662016
